Giriş
Uluslararası faaliyet gösteren işletmeler, yurt dışında yaptıkları harcamalara ait Katma Değer Vergisi (KDV) iadelerini, ikili anlaşmalar çerçevesinde yabancı vergi dairelerinden talep edebilirler. Bu süreçte zaman zaman fatura asıllarının ilgili ülke makamlarına ibraz edilmesi gerekebilmektedir. Peki, bu durumda fatura asıllarının muhasebe arşivinde bulunmaması cezai bir yaptırıma yol açar mı? Vergi Usul Kanunu (VUK) hükümleri bu konuda önemli açıklık getirmektedir.
Vergi Usul Kanunu Çerçevesi
- VUK m.227: Defter kayıtlarının üçüncü şahıslarla olan muameleleri tevsik etmesi zorunludur.
- VUK m.253 ve 254: Mükellefler defter ve belgeleri, ilgili yılı takip eden takvim yılından itibaren 5 yıl süreyle muhafaza etmek zorundadır.
- VUK m.256: Muhafaza edilen belgeler, yetkili makamların talebi halinde ibraz edilmek zorundadır.
Bu hükümler uyarınca, esasen fatura asıllarının muhafazası zorunludur. Ancak uluslararası KDV iade süreçleri, bu kuralın uygulanmasında esneklik gerektirmektedir.
Yurt Dışında KDV İadesi ve Fatura Asılları
Şirketler, yabancı vergi idaresinden KDV iadesi talep ederken fatura asıllarını ibraz etmek zorundadır. Bu belgeler geçici olarak yurt dışındaki vergi makamlarına teslim edilebilir. Böyle bir durumda:
- Fatura asılları yerine fotokopiler muhafaza edilebilir,
- Yabancı vergi idaresine teslim edildiğine dair ayrıntılı bir tutanak düzenlenmelidir,
- Bu tutanak ile birlikte fatura fotokopileri arşivlenmelidir.
Bu koşullar sağlandığı sürece, cezai müeyyide söz konusu olmaz. Ancak, yetkili memurların talebi halinde fatura asılları geri alınarak ibraz edilmelidir.
Cezai Müeyyide Durumu
Fatura asıllarının yabancı vergi dairesine teslim edildiği belgelenirse, şirketin muhasebe arşivinde sadece fotokopilerinin bulunması VUK’a aykırılık teşkil etmez. Ancak belgelerin geri alınması mümkün olduğunda asılları tekrar arşive eklenmeli ve inceleme sırasında ibraz edilmelidir. Aksi durumda, belge ibraz etmeme nedeniyle cezai yaptırımlar söz konusu olabilir.
Özet
- Fatura asılları esasen 5 yıl saklanmalıdır.
- Yurt dışındaki KDV iadesi için asılların ibraz edilmesi halinde, fotokopiler ve tutanak muhafaza edilerek mevzuata uyum sağlanır.
- Denetim sırasında fatura asılları talep edilirse ibraz edilmesi zorunludur.
Dolayısıyla, uluslararası faaliyet yürüten mükellefler, bu süreci belgelerle destekleyerek hem KDV iadesini alabilir hem de VUK hükümlerine uygun davranabilir.
Özelgedeki Somut Olayla İlgili Soru-Cevap Tablosu
| Soru | Cevap |
|---|---|
| Fatura asılları ne kadar süre saklanmalıdır? | İlgili yılı takip eden 5 yıl boyunca. |
| Fatura yerine fotokopi saklamak mümkün mü? | Evet, KDV iadesi için asılları ibraz edilmişse fotokopi saklanabilir. |
| Fotokopilerin geçerli sayılması için ne yapılmalı? | Teslim edilen faturalara dair tutanak düzenlenmeli ve fotokopilerle birlikte saklanmalı. |
| Yetkili makamlar fatura asıllarını talep ederse ne olur? | Şirket, belgeleri geri alarak ibraz etmek zorundadır. |
| Asıllar ibraz edilmezse cezai müeyyide var mı? | Evet, belge ibraz etmeme nedeniyle cezai işlem uygulanabilir. |
| VUK hangi maddelerde belge saklamayı düzenler? | 227, 253, 254 ve 256. maddeler. |
| KDV iadesi için neden fatura asılları istenir? | İade talebinin doğruluğunu teyit etmek için. |
| Fotokopi ile KDV iadesi yapılabilir mi? | Hayır, yabancı vergi idaresi asılları ister. |
| Arşivde fotokopi bulundurmak denetimde yeterli mi? | Tutanakla desteklendiğinde geçici olarak mümkündür. |
| Uluslararası mükellefler için en iyi uygulama nedir? | Asılları teslim sonrası geri almak, fotokopi ve tutanağı arşivde saklamaktır. |
ÖRNEK ÖZELGE
T.C.
GELİR İDARESİ BAŞKANLIĞI
İstanbul Vergi Dairesi Başkanlığı
Gelir Kanunları Usul Grup Müdürlüğü
| Sayı | : | 11395140-105[VUK-1-22497]-E.322849 | 31.03.2020 | |
| Konu | : | Fatura asılları yerine fotokopilerinin muhasebe arşivinde bulundurulmasının cezai müeyyideye neden olup olmadığı. | ||
İlgide kayıtlı özelge talep formunuzun incelenmesinden; danışmanlık faaliyeti yürüttüğünüz ve bu kapsamda uluslararası danışmanlık hizmeti verirken yurt dışında yapmış olduğunuz çeşitli giderlerin Katma Değer Vergi (KDV) iadesini ikili anlaşmalar çerçevesinde ilgili ülke vergi dairelerinden talep ettiğiniz, söz konusu iade başvurusunda harcamaya konu olan faturaların asıllarının yabancı ülke vergi dairesi tarafından istenildiği, bunun üzerine “Avrupa Birliğinin 6, 8, 13 No.lu KDV direktifleri doğrultusunda ilgili ülkeden KDV tahsili amacı ile bu faturaların aslı, iade edilmek üzere VAT ilgili vergi dairesi tarafına gönderilmiştir.” ibareli bir tutanak düzenleyerek ilgili ülke vergi dairelerine fatura asıllarını teslim ettiğiniz ve muhasebe arşivinizde fatura asıllarının yerine fotokopilerini bıraktığınız belirtilerek tarafınızca yapılan işlemin cezai müeyyideye neden olup olmayacağı hususunda Başkanlığımız görüşünün talep edildiği anlaşılmaktadır.
213 sayılı Vergi Usul Kanununun;
– 227 nci maddesinin birinci fıkrasında, “Bu kanunda aksine hüküm olmadıkça, bu kanuna göre tutulan ve üçüncü şahıslarla olan münasebet ve muamelelere ait olan kayıtların tevsiki mecburidir.”,
– 253 üncü maddesinde, “Bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.”,
– 254 üncü maddesinde, “Bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olmayanlar. 232, 234 ve 235’inci maddeler mucibince almaya mecbur oldukları fatura ve gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını tarih sırası ile tanzim tarihlerini takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.”,
– 256 ncı maddesinde, “Geçen maddelerde yazılı gerçek ve tüzel kişiler ile mükerrer 257 nci madde ile getirilen zorunluluklara tabi olanlar, muhafaza etmek zorunda oldukları her türlü defter, belge ve karneler ile vermek zorunda bulundukları bilgilere ilişkin mikro fiş, mikro film, manyetik teyp, disket ve benzeri ortamlardaki kayıtlarını ve bu kayıtlara erişim veya kayıtları okunabilir hale getirmek için gerekli tüm bilgi ve şifreleri muhafaza süresi içerisinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorundadırlar. Bu zorunluluk Maliye Bakanlığınca belirlenecek usule uygun olarak, tasdike ve 3568 sayılı Kanunun 8/A maddesi uyarınca düzenlenecek katma değer vergisi iadesine dayanak teşkil eden rapora konu hesap ve işlemlerin doğrulanması için gerekli kayıt ve belgelerle sınırlı olmak üzere, bu hesap ve işlemlere doğrudan ya da silsile yoluyla taraf olanlara, defter ve belgelerinin tetkiki amacıyla yeminli mali müşavirler ve serbest muhasebeci mali müşavirler tarafından yapılan talepler için de geçerlidir.”
hükümlerine yer verilmiştir.
Buna göre, Vergi Usul Kanunu uyarınca defter tutmak mecburiyetinde olanlar, defter kayıtlarına esas mezkûr Kanun gereğince kullanılma zorunluluğu olan belgeleri, esas itibarıyla, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmek ve muhafaza süresi içerisinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorundadırlar.
Bunun yanı sıra, uluslararası faaliyet gösteren mükelleflerce yurt dışında yapılan çeşitli giderlere ait KDV’nin, ikili anlaşmalar çerçevesinde ilgili ülke yetkili mercilerinden iadesinin talep edilmesi kapsamında, iadeye konu KDV’yi ihtiva eden faturaların asıllarının, gerekli işlemler tamamlandıktan sonra geri alınmak koşuluyla, bahse konu mercilere teslim/ibraz edilmesi halinde, söz konusu faturaların şirketinize geri verilmesine kadar, fatura asılları yerine fotokopilerinin muhafaza edilmesi mümkün bulunmaktadır. Ancak, fatura asıllarının ibraz edildiği yetkili merci ile düzenlenen tutanağın, ibraz edilen faturalara ilişkin bilgileri ihtiva edecek şekilde düzenlenmesi ve bu faturalara ait fotokopilerle birlikte muhafaza edilmesi icap etmektedir.
Diğer taraftan, yetkili memurlar ve inceleme elemanlarınca, söz konusu belgelerin ibrazının istenildiği durumlarda, verilecek süre içerisinde, söz konusu faturaların asıllarını ibraz etmeniz gerektiği tabiidir.
Bilgi edinilmesini rica ederim.
(*) Bu Özelge 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 413.maddesine dayanılarak verilmiştir.
(**) İnceleme, yargı ya da uzlaşmada olduğu halde bu konuya ilişkin olarak yanlış bilgi verilmiş ise bu özelge geçersizdir.
(***) Talebiniz üzerine tayin edilmiş olan bu özelgeye uygun işlem yapmanız hâlinde, bu fiilleriniz dolayısıyla vergi tarh edilmesi icap ederse, tarafınıza vergi cezası kesilmeyecek ve tarh edilen vergi için gecikme faizi hesaplanmayacaktır.
Kaynak: GİB Özelge Yasal Uyarı: Bu içerikte yer alan bilgi, görsel, tablolar, açıklama, yorum, analiz ve bir bütün olarak içeriğin tamamı sadece genel bilgilendirme amacıyla verilmiştir. Kişi veya kuruma özel profesyonel bir bilgilendirme ve yönlendirmede bulunma amacı güdülmemiştir. Konu ile benzerlik gösterse de her işletmenin kendi özel şartları nedeniyle farklı durumları olabilir. Bu nedenle, bu yazıda belirtilen içerikte yola çıkarak işletmenizi etkileyecek herhangi bir karar alıp uygulamaya geçmeden önce, uzmanına danışmanız menfaatiniz gereğidir. karenaudit veya ilişkili olduğu kişi veya kurumlardan hiç biri, bu belgede yer alan bilgi, tablo, görsel, görüş ve diğer türdeki tüm içeriklerin özel veya resmi, gerçek veya tüzel kişi, kurum ve organizasyonlar tarafından kullanılması sonucunda ortaya çıkabilecek zarar veya ziyandan sorumlu değildir.
