Vergi Usul Kanunu’na göre defter tutma yükümlülüğü olan mükellefler, sadece yazılmış sayfaları değil, kapanış tasdiki sonrası boş kalan sayfaları da beş yıl boyunca saklamakla yükümlüdür.
Yasal Dayanak Nedir?
VUK Madde 253:
Defter ve belgelerin ilgili bulundukları yılı izleyen takvim yılından başlamak üzere beş yıl süreyle muhafaza edilmesi zorunludur.
VUK Madde 218:
Defter sayfaları yırtılamaz, ciltli defterlerde sayfalar çıkarılamaz. Boş kalan satırlar ve sayfalar dahi saklanmalıdır.
Bu Ne Anlama Geliyor?
-Defterde yazı yazılmamış sayfalar varsa ve defter kapanış tasdiki yapılmışsa, bu sayfalar resmiyet kazanmış olur.
-Kullanılmamış sayfalar da defterin ayrılmaz parçasıdır. Yırtılamaz, atılamaz, imha edilemez.
-Maliye denetimlerinde bu boş sayfaların varlığı da kontrol edilir.
Uygulamada Dikkat Edilecek Hususlar
-Kapanış tasdiki yapılmadan defterin sayfaları kullanılmaz hâlde kalmışsa, bu durumda o defter kapatılmamış sayılır ve eksikliği tespit halinde ceza doğabilir.
–Tasdiksiz defter kullanımı veya yırtılmış sayfa bulunması, usulsüzlük cezasına neden olur.
10 Soru – 10 Cevap
1. Boş defter sayfaları saklanmalı mı?
Evet, tasdikli defterlerdeki boş sayfalar da saklanmalıdır.
2. Saklama süresi kaç yıldır?
İlgili yılı takip eden yıldan itibaren 5 yıldır.
3. Defterin sayfası yırtılırsa ceza olur mu?
Evet, usulsüzlük cezası uygulanabilir.
4. Kapanış tasdiki yapılmamışsa ne olur?
Defter geçersiz sayılabilir, cezai sonuç doğabilir.
5. Kapanış tasdiki sonrası boş sayfa kaldı, saklanacak mı?
Evet, o defter artık resmi belge niteliğindedir.
6. Sadece kullanılan sayfalar saklansa yeterli olur mu?
Hayır, tüm defterin saklanması gerekir.
7. Dijital defterler için bu kural geçerli mi?
Dijital defterler GİB sisteminde saklandığı için fiziki boşluk durumu oluşmaz.
8. Defterin ciltten çıkarılması mümkün mü?
Hayır, ciltli defterlerde sayfalar çıkarılamaz.
9. Serbest meslek erbabı da bu kurallara uyar mı?
Evet, defter tutma zorunluluğu olan herkes uymalıdır.
10. Boş yaprakların usulsüzlüğü nasıl tespit edilir?
Denetimlerde defter bütünlüğü incelenerek anlaşılır.
ÖRNEK ÖZELGE
| T.C. GELİR İDARESİ BAŞKANLIĞI DENİZLİ VERGİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI MÜKELLEF HİZMETLERİ GRUP MÜDÜRLÜĞÜ |
||||
| Sayı | : | B.07.1.GİB.4.20.15.02-VUK-MUKTEZA-16 | 16/02/2011 | |
| Konu | : | DEFTER BELGE SAKLAMA | ||
İlgide kayıtlı dilekçenizde, … Vergi Dairesinde … vergi kimlik numarası ile faaliyette bulunduğunuz, 2009 yılına ait yasal defterlerinizin kapanış tasdiki yaptırarak kapatıldığı, kapanış tasdiki şerhinden sonra boş kalan defter sayfalarının da yasal süresi içinde saklanma zorunluluğunun olup olmadığı hakkında bilgi istenildiği anlaşılmıştır.
213 sayılı Vergi Usul Kanununun “Defter ve vesikaların muhafazası” başlıklı 253 üncü maddesinde, “Bu Kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takibeden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.” hükmü yer almaktadır.
Ayrıca aynı Kanunun, “Boş satır bırakılamayacağı, sayfaların yok edilemeyeceği” başlıklı 218 nci maddesinde: “Defterlerde kayıtlar arasında usulen yazılmaya mahsus olan satırlar, çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz.
Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli müteharrik yapraklarda bu yaprakların sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz.” hükmü yer almaktadır.
Bu hükümlere göre, mükellefler tarafından kullanılan ve tasdik edilmiş olan defterlerin, kullanılmış ve kullanılmamış bulunan boş sayfaları da dahil olmak üzere ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza edilmeleri gerekmektedir.
Bilgilerinize rica ederim.
…
Kaynak: GİB Özelge Yasal Uyarı: Bu içerikte yer alan bilgi, görsel, tablolar, açıklama, yorum, analiz ve bir bütün olarak içeriğin tamamı sadece genel bilgilendirme amacıyla verilmiştir. Kişi veya kuruma özel profesyonel bir bilgilendirme ve yönlendirmede bulunma amacı güdülmemiştir. Konu ile benzerlik gösterse de her işletmenin kendi özel şartları nedeniyle farklı durumları olabilir. Bu nedenle, bu yazıda belirtilen içerikte yola çıkarak işletmenizi etkileyecek herhangi bir karar alıp uygulamaya geçmeden önce, uzmanına danışmanız menfaatiniz gereğidir. karenaudit veya ilişkili olduğu kişi veya kurumlardan hiç biri, bu belgede yer alan bilgi, tablo, görsel, görüş ve diğer türdeki tüm içeriklerin özel veya resmi, gerçek veya tüzel kişi, kurum ve organizasyonlar tarafından kullanılması sonucunda ortaya çıkabilecek zarar veya ziyandan sorumlu değildir.
