Giriş
Dijitalleşme sürecinde işverenlerin en çok merak ettiği konulardan biri, çalışan ücret bordrolarının elektronik ortamda düzenlenip gönderilmesinin hukuki geçerliliğidir. Özellikle Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi üzerinden bordroların paylaşılması, hem arşivleme kolaylığı hem de güvenli iletişim sağlaması açısından tercih edilmektedir. Bolu Defterdarlığı tarafından verilen özelgede, bu uygulamanın Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) çerçevesindeki geçerliliği açıklığa kavuşturulmuştur.
Ücret Bordrosu Düzenleme Zorunluluğu (VUK m.238)
Vergi Usul Kanunu’na göre işverenler, her ay ödedikleri ücretler için ücret bordrosu tutmak zorundadır. Bordroda bulunması gereken temel bilgiler şunlardır:
- Çalışanın adı ve soyadı
- Ücretin alındığına dair imza veya mühür
- Birim ücret (aylık, haftalık, günlük vb.)
- Çalışma süresi veya ücretin ait olduğu dönem
- Hesaplanan vergilerin tutarı
Ayrıca, bordronun hangi aya ait olduğu açıkça belirtilmeli ve ertesi ayın 20’sine kadar düzenlenip işveren ya da yetkili memur tarafından imzalanmalıdır.
Bordroların Saklanma Yükümlülüğü (VUK m.253 ve m.256)
İşverenler ücret bordrolarını, ilgili yılın bitimini takip eden takvim yılından itibaren 5 yıl süreyle saklamakla yükümlüdür. Bu saklama yükümlülüğü sadece kağıt ortamında değil, elektronik ortamda düzenlenen belgeler için de geçerlidir.
VUK’un 256’ncı maddesine göre, elektronik ortamda düzenlenen bordrolar da ibraz edilmek üzere saklanmalı, erişim için gerekli şifre ve bilgiler yetkili makamlara gerektiğinde sunulmalıdır.
KEP Sistemi ve Hukuki Dayanağı
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 1525’inci maddesi uyarınca çıkarılan Kayıtlı Elektronik Posta Yönetmeliği ile düzenlenmiştir.
KEP sistemi, belgelerin elektronik ortamda güvenli, değiştirilemez ve hukuken geçerli bir şekilde gönderilmesini sağlar. Bu nedenle işverenlerin ücret bordrolarını KEP üzerinden çalışanlara göndermesi, bordronun geçerliliğini ortadan kaldırmaz.
Bordroların KEP ile Gönderilmesinin Vergisel Geçerliliği
Bolu Defterdarlığı’nın görüşüne göre:
- Ücret bordrolarının Vergi Usul Kanunu’nda belirlenen esaslara uygun olarak hazırlanması zorunludur.
- Bordroların KEP üzerinden gönderilmesi, bu yükümlülüklerin yerine getirilmesine engel değildir.
- KEP, bordroların geçerliliğini ve saklama yükümlülüğünü etkilemez, yalnızca daha güvenli ve pratik bir yöntem sağlar.
Sonuç
İşverenler, çalışan ücret bordrolarını KEP sistemi üzerinden gönderebilir. Ancak bu uygulama, bordronun VUK hükümlerine uygun olarak hazırlanması ve saklanması zorunluluğunu ortadan kaldırmaz. Dolayısıyla, bordroların içeriği ve düzenlenme süresi kanuna uygun olmalı, KEP yalnızca gönderim ve saklama kolaylığı sağlayan bir yöntem olarak değerlendirilmelidir.
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
| Soru | Cevap |
|---|---|
| Ücret bordrosu düzenlemek zorunlu mudur? | Evet, işverenler her ay ödedikleri ücretler için bordro düzenlemek zorundadır. |
| Bordroda hangi bilgiler yer almalıdır? | Çalışanın adı-soyadı, ücretin alındığına dair imza, birim ücret, çalışma süresi ve vergi tutarı yer almalıdır. |
| Bordro en geç ne zaman hazırlanmalıdır? | Bordro, ait olduğu ayı takip eden ayın 20’sine kadar hazırlanmalıdır. |
| Bordrolar ne kadar süreyle saklanmalıdır? | VUK’a göre bordrolar en az 5 yıl saklanmalıdır. |
| Bordrolar elektronik ortamda saklanabilir mi? | Evet, ancak ibraz edilebilir ve erişilebilir olması şartıyla mümkündür. |
| KEP sistemi nedir? | Belgelerin güvenli ve hukuken geçerli şekilde elektronik ortamda gönderilmesini sağlayan sistemdir. |
| KEP ile gönderilen bordrolar geçerli midir? | Evet, bordrolar KEP üzerinden gönderildiğinde geçerliliğini korur. |
| KEP bordro düzenleme zorunluluğunu ortadan kaldırır mı? | Hayır, bordronun kanuna uygun düzenlenmesi zorunluluğu devam eder. |
| Vergi incelemesinde KEP ile gönderilen bordro kabul edilir mi? | Evet, VUK hükümlerine uygun düzenlendiği sürece geçerlidir. |
| İşveren bordroları KEP dışında hangi yollarla saklayabilir? | Kağıt ortamında veya elektronik ortamda, ancak VUK’a uygun şekilde saklanması gerekir. |
ÖRNEK ÖZELGE
T.C.
BOLU VALİLİĞİ
Defterdarlık Gelir Müdürlüğü
| Sayı | : | 68509125-105-E.10013 | 14.08.2020 | |
| Konu | : | KEP Sistemi Üzerinden Düzenlenen Ücret Bordroları | ||
İlgide kayıtlı özelge talep formunuzla, personellerinize ait bordroları imzalatıp saklamak yerine KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) üzerinden göndermek istediğinizi belirterek, KEP ile iletilen bordroların geçerli olup olmadığı hakkında Defterdarlığımızın görüşünün bildirilmesi istenilmiştir.
213 Sayılı Vergi Usul Kanununun 238 nci maddesinde, “İşverenler her ay ödedikleri ücretler için (Ücret bordrosu) tutmaya mecburdurlar. Gelir Vergisi Kanununa göre vergiden muaf olan ücretlerle diğer ücret üzerinden vergiye tabi hizmet erbabına yapılan ücret ödemeleri için bordro tutulmaz.
Ücret bordrolarına en az aşağıdaki malûmat yazılır.
1. Hizmet erbabının soyadı, adı; ücretin alındığına dair imzası veya mührü (Ücretin ödenmesinde ayrıca makbuz alan işverenlerin tutacakları ücret bordrosuna imza veya mühür konulması mecburi değildir.);
2. Varsa vergi karnesinin tarih ve numarası;
3. Birim ücreti (Aylık, haftalık, gündelik, saat veya parça başı ücreti);
4. Çalışma süresi veya ücretin ilgili olduğu süre;
5. Ücret üzerinden hesaplanan vergilerin tutarı.
Bordronun hangi aya ait olduğu baş tarafından gösterilir. Bir aya ait bordro ertesi ayın yirminci gününe kadar hazırlanıp tarihlenerek, müessese sahibi veya müdürü ile bordroyu tanzim eden memur tarafından imzalanır.
İş verenler ücret bordrolarını, yukarıki esaslara uymak şartiyle diledikleri şekilde tanzim edebilirler.” hükümleri mevcuttur.
Ayrıca, aynı Kanunun;
– 253 üncü maddesinde, bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olanların, tuttukları defterlerle üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takibeden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecbur oldukları,
– 256 ncı maddesinde, geçen maddelerde yazılı gerçek ve tüzel kişiler ile mükerrer 257 nci madde ile getirilen zorunluluklara tabi olanların, muhafaza etmek zorunda oldukları her türlü defter, belge ve karneler ile vermek zorunda bulundukları bilgilere ilişkin mikro fiş, mikro film, manyetik teyp, disket ve benzeri ortamlardaki kayıtlarını ve bu kayıtlara erişim veya kayıtları okunabilir hale getirmek için gerekli tüm bilgi ve şifreleri muhafaza süresi içerisinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorunda oldukları
hükme bağlanmıştır.
Diğer taraftan, Kayıtlı Elektronik Posta sisteminin uygulamasına ilişkin hususlar 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 1525 inci maddesine dayanılarak hazırlanan ve 25/8/2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’te açıklanmıştır.
Buna göre, ücret bordrolarının Vergi Usul Kanununda belirlenmiş esaslara göre düzenlenmesi ve muhafaza edilmesi gerekmekte olup, söz konusu belgenin 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu kapsamında kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi söz konusu yükümlülüklerin yerine getirilmesine engel teşkil etmemektedir.
Bilgi edinilmesini ve gereğini rica ederim.
(*) Bu Özelge 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 413.maddesine dayanılarak verilmiştir.
(**) İnceleme, yargı ya da uzlaşmada olduğu halde bu konuya ilişkin olarak yanlış bilgi verilmiş ise bu özelge geçersizdir.
(***) Talebiniz üzerine tayin edilmiş olan bu özelgeye uygun işlem yapmanız hâlinde, bu fiilleriniz dolayısıyla vergi tarh edilmesi icap ederse, tarafınıza vergi cezası kesilmeyecek ve tarh edilen vergi için gecikme faizi hesaplanmayacaktır.
Kaynak: GİB Özelge Yasal Uyarı: Bu içerikte yer alan bilgi, görsel, tablolar, açıklama, yorum, analiz ve bir bütün olarak içeriğin tamamı sadece genel bilgilendirme amacıyla verilmiştir. Kişi veya kuruma özel profesyonel bir bilgilendirme ve yönlendirmede bulunma amacı güdülmemiştir. Konu ile benzerlik gösterse de her işletmenin kendi özel şartları nedeniyle farklı durumları olabilir. Bu nedenle, bu yazıda belirtilen içerikte yola çıkarak işletmenizi etkileyecek herhangi bir karar alıp uygulamaya geçmeden önce, uzmanına danışmanız menfaatiniz gereğidir. karenaudit veya ilişkili olduğu kişi veya kurumlardan hiç biri, bu belgede yer alan bilgi, tablo, görsel, görüş ve diğer türdeki tüm içeriklerin özel veya resmi, gerçek veya tüzel kişi, kurum ve organizasyonlar tarafından kullanılması sonucunda ortaya çıkabilecek zarar veya ziyandan sorumlu değildir.
