İnternetten Hediye Gönderimlerinde e-Arşiv Fatura ve Sevk İrsaliyesi Uygulaması
Giriş
Elektronik belge düzenlemeleri, ticari hayatın dijitalleşmesiyle birlikte işletmelerin belge yönetiminde köklü değişiklikler yaratmıştır. Özellikle internet üzerinden yapılan satışlarda, e-fatura ve e-arşiv uygulamaları işletmelere hem operasyonel kolaylık hem de mevzuata uygunluk sağlamaktadır. Ancak bazı özel durumlarda —örneğin hediyelik ürünlerin gönderimi gibi— belge düzenine ilişkin tereddütler doğabilmektedir.
Bu yazımızda, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 21.12.2016 tarihli ve 11395140-105[Mük.257-2015/VUK-1-19596]-257510 sayılı özelgesinde yer alan görüş doğrultusunda, hediye amaçlı internet satışlarında e-arşiv fatura ve sevk irsaliyesi uygulamasını ele alıyoruz.
Olayın Özeti ve Şirketin Durumu
Özelgeye konu olayda, “ABC Ev Tekstili ve Kozmetik A.Ş.” adlı şirket, hem fiziksel mağazalarında hem de internet üzerinden ev tekstili ve kozmetik ürünleri satışı yapmaktadır. Şirket, 433 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca 01.01.2016 itibarıyla e-Arşiv Fatura Uygulamasına geçmiştir.
Mükellef, internet sitesi üzerinden müşterilerin hediye amacıyla ürün satın alıp farklı bir kişiye gönderim yapması durumunda, faturanın ürünle birlikte gönderilmesinin hediye alan kişi tarafından ürün fiyatının görülmesine yol açtığını ve bu durumun hediye kültürüne aykırılık oluşturduğunu belirtmiştir. Bu nedenle, şirketin faturayı sadece ödemeyi yapan müşteri adına düzenleyip, ürünü ise fatura yerine sevk irsaliyesiyle göndermesi halinde mevzuata uygunluk sağlanıp sağlanamayacağı hususunda Başkanlık görüşü talep edilmiştir.
Yasal Dayanaklar
Vergi Usul Kanunu’nun;
- 229. maddesi, faturanın tanımını “satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere düzenlenen ticari vesika” olarak belirtmektedir.
- 230/5. maddesi, malın taşınması veya taşıttırılması halinde sevk irsaliyesi düzenlenmesini zorunlu kılar.
- 231/5. maddesi, faturanın en geç malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren yedi gün içinde düzenlenmesi gerektiğini hükme bağlar.
Ayrıca, Maliye Bakanlığı’na elektronik belge uygulamalarına ilişkin usul ve esasları belirleme yetkisi veren mükerrer 242 ve 257. maddeler uyarınca yayımlanan 397, 421, 424, 433 ve 443 Sıra No.lu Tebliğler, e-fatura ve e-arşiv sisteminin yasal çerçevesini oluşturmaktadır.
e-Arşiv Fatura Uygulamasında Hediye Gönderimi
433 ve 443 Sıra No.lu Tebliğlere göre, e-Arşiv Fatura;
- Vergi mükellefi olmayan kişilere yapılan satışlarda elektronik ortamda iletilmek zorundadır,
- Ancak malın yanında irsaliye yerine geçen kağıt çıktısı da bulundurulmalıdır,
- Şayet ayrıca sevk irsaliyesi düzenlenmişse, bu durumda fatura çıktısının malın yanında bulunmasına gerek yoktur, ancak irsaliye tarih ve numarasının e-arşiv faturada yer alması gerekir.
Dolayısıyla, internetten hediye gönderiminde şirketin fatura düzenleme yükümlülüğü devam etmekte; ancak, hediye gönderilen kişiye fiyat bilgisi içeren fatura yerine sevk irsaliyesi ile ürün gönderimi mümkündür. Fatura, ödemeyi yapan müşteri adına elektronik ortamda düzenlenip iletilmelidir.
Vergisel Değerlendirme
Özelgede açıklandığı üzere, internet üzerinden hediye gönderimlerinde:
- e-Arşiv faturanın elektronik ortamda alıcıya (ödeme yapan kişiye) gönderilmesi zorunludur.
- Ürünün yanında fatura yerine geçecek sevk irsaliyesi bulundurulabilir.
- Eğer irsaliye düzenlenmişse, e-Arşiv fatura çıktısının ayrıca taşınmasına gerek yoktur.
- e-Arşiv faturada sevk irsaliyesine ait tarih ve numara bilgilerinin yer alması gereklidir.
Bu şekilde hareket edilmesi halinde, belge düzeni Vergi Usul Kanunu hükümlerine uygun kabul edilmektedir.
Tavsiye ve Özet
İnternetten satış yapan işletmelerin, özellikle hediye gönderimi, kurumsal siparişler ve üçüncü kişiye teslim gibi özel durumlarda belge düzenini doğru kurgulaması büyük önem taşır. Aksi halde, usulsüz belge düzeni nedeniyle Vergi Usul Kanunu’nun 353. maddesi kapsamında özel usulsüzlük cezalarıyla karşılaşılabilir.
Bu nedenle işletmelerin, e-Arşiv sisteminde:
- Faturayı daima ödeme yapan kişi adına düzenlemesi,
- Ürün sevkiyatında irsaliye veya “irsaliye yerine geçen” e-arşiv fatura çıktısı bulundurması,
- Sistemlerinde fatura-irsaliye entegrasyonunu sağlaması,
- Gerekirse e-fatura ve e-arşiv süreçlerini içeren yazılı prosedürler oluşturması tavsiye edilir.
Bu süreçlerin doğru yönetimi hem müşteri memnuniyetini artıracak hem de vergi mevzuatına tam uyum sağlayacaktır.
Sonuç
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 21.12.2016 tarihli özelgesi, internet satışlarında hediye gönderimi yapılması halinde, ürünle birlikte e-arşiv faturanın gönderilmesi zorunluluğunun bulunmadığını; ancak sevk irsaliyesi düzenlenmesi gerektiğini net biçimde ortaya koymaktadır. Bu uygulama, hem mevzuatla uyumlu hem de hediye kültürünü koruyucu bir çözümdür.
İşletmelerin e-belge düzeninde bu ayrımı gözetmeleri, ileride doğabilecek vergi cezalarını önlemek açısından kritik önem taşımaktadır.
10 Soru 10 Cevap Tablosu
| Soru | Cevap |
|---|---|
| İnternetten alınan hediyelerde fatura gönderilmesi zorunlu mu? | Hayır, fatura elektronik ortamda ödeme yapan kişiye gönderilebilir. Ürünle birlikte sevk irsaliyesi düzenlenmesi yeterlidir. |
| e-Arşiv faturayı kim adına düzenlemek gerekir? | Ödemeyi yapan müşteri adına düzenlenmelidir. |
| Ürünle birlikte fatura yerine hangi belge gönderilebilir? | Sevk irsaliyesi veya “irsaliye yerine geçen” e-arşiv fatura çıktısı. |
| e-Arşiv fatura kağıt çıktısı zorunlu mu? | Eğer sevk irsaliyesi düzenlenmişse, fatura çıktısı zorunlu değildir. |
| Hediye gönderilen kişi fiyatı görebilir mi? | Fatura gönderilmediği için fiyat bilgisi görünmez; bu durum hediye kültürüne uygundur. |
| e-Arşiv fatura hangi sürede düzenlenmelidir? | Malın tesliminden itibaren en geç 7 gün içinde. |
| Sevk irsaliyesi bilgileri faturada yer almalı mı? | Evet, irsaliye tarih ve numarası e-arşiv faturada belirtilmelidir. |
| Bu uygulama hangi Tebliğlere dayanmaktadır? | 433 ve 443 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleri. |
| Yanlış belge düzeni halinde ceza var mı? | Evet, Vergi Usul Kanunu’nun 353. maddesi uyarınca özel usulsüzlük cezası uygulanabilir. |
| İşletmelere tavsiyeniz nedir? | e-Arşiv ve irsaliye süreçlerinde yazılı prosedür oluşturulmalı, sistem entegrasyonu sağlanmalıdır. |
ÖRNEK ÖZELGE
| T.C. GELİR İDARESİ BAŞKANLIĞI İSTANBUL VERGİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI Mükellef Hizmetleri Usul Grup Müdürlüğü |
||||
| İVEDİ | ||||
| Sayı | : | 11395140-105[Mük.257-2015/VUK-1-19596]-257510 | 21.12.2016 | |
| Konu | : | İnternetten hediye amaçlı alınan ürünün gönderiminin e-arşiv fatura yerine sevk irsaliyesi ile belgelendirilmesi | ||
İlgide kayıtlı özelge talep formunuzda, internetten ve mağazalarında ev tekstili ve kozmetik ürünlerinin satışı faaliyetinde bulunan şirketinizin, 433 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında 01/01/2016 tarihi itibarıyla e-Arşiv Fatura Uygulamasını kullanmaya başlayacağı, söz konusu Tebliğe göre internet satışlarında mal ile birlikte e-Arşiv Faturasının da gönderilmesi gerektiği, internetten hediye edilmek üzere satın alınan ürünlere ilişkin olarak; hediye edilecek kişiye gönderilmesi sırasında ürünün faturasının da ürün ile birlikte gönderilecek olması dolayısıyla malın fiyatının hediye edilen kişi tarafından bilinmesinin, toplumdaki hediye kültürü ile örtüşmeyeceğinden bahisle e-Arşiv Faturasının ödemeyi yapan kişi adına düzenlenmesinin, hediye olarak gönderilen ürün ile birlikte e-Arşiv Faturası yerine irsaliye düzenlenmesinin mümkün olup olmayacağı hususunda Başkanlığımız görüşü talep edilmektedir.
213 sayılı Vergi Usul Kanununun 229 uncu maddesinde; “Fatura satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesikadır.”
230 uncu maddesinin 5 inci bendinde; “… Malın alıcıya teslim edilmek üzere satıcı tarafından taşındığı veya taşıttırıldığı hallerde satıcının, teslim edilen malın alıcı tarafından taşınması veya taşıttırılması halinde alıcının, taşınan veya taşıttırılan mallar için sevk irsaliyesi düzenlenmesi ve taşıtta bulundurulması şarttır.”
231 inci maddesinin beş numaralı bendinde ise; “Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir. Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır.” hükmü yer almaktadır.
Mezkur Kanunun mükerrer 242 nci maddesinin 2 nci fıkrasının 5 nci paragrafı uyarınca; Maliye Bakanlığı, elektronik defter, belge ve kayıtların oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafaza ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye yetkili olduğu belirtilmiş ve aynı Kanunun mükerrer 257 nci maddesinin birinci fıkrasının (3) numaralı bendinde de Maliye Bakanlığının, tutulması ve düzenlenmesi zorunlu defter, kayıt ve belgelerin mikro film, mikro fiş veya elektronik bilgi ve kayıt araçlarıyla yapılması veya bu kayıt ortamlarında saklanması hususunda izin vermeye veya zorunluluk getirmeye, bu konuda uygulama usul ve esaslarını belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.
Maliye Bakanlığına tanınan bu yetkiler çerçevesinde yaygın olarak kullanılan belgelerden biri olan “fatura”nın elektronik belge olarak düzenlenmesi, elektronik ortamda iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin usul ve esaslara yönelik olarak 397, 416, 421, 424, 433, 443, 447 ve 448 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleri ile düzenlemeler yapılmıştır.
397 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile e-fatura uygulamasına başvuran ve sisteme kayıtlı kullanıcı olarak tanımlanan mükelleflerin birbirlerine sattıkları mal veya hizmetler için e-fatura düzenlenebilmesi ve bu faturaların alıcılara elektronik ortamda iletilebilmesi olanağı getirilmiştir.
433 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile Mezkur Kanun uyarınca kâğıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturanın elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkân tanıyan e-Arşiv Fatura Uygulaması mükelleflerin kullanımına açılmıştır.
Anılan Tebliğin “Belgelerin Elektronik Ortamda Oluşturulması” başlıklı 6 ncı bölümünde;
“… e-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen belgeler, bu Tebliğ ile getirilen düzenlemeler dışında başta Vergi Usul Kanunu olmak üzere, diğer vergi kanunları ve ilgili düzenlemelerde yer alan sürelere ve belirlenen usul ve esaslara uygun biçimde oluşturulmak zorundadır.” açıklamasına yer verilmiştir.
e-Arşiv Fatura Uygulamasına ilişkin usul ve esasların düzenlendiği 433 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde değişiklik yapan 443 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin “2.” Bölümünde;
“e-Arşiv Uygulamasından yararlanma izni verilen mükellefler; Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 397) ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, kâğıt ortamında göndermeye ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz etmeye zorunludurlar. Bununla birlikte söz konusu mükellefler, e-Arşiv Uygulaması kapsamında oluşturdukları faturaları alıcısının talebi doğrultusunda ve www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-fatura format ve standardını kullanmak ve de söz konusu faturanın basılabilir görüntüsünü de eklemek şartıyla, müşterilerine elektronik ortamda da iletebilirler. Bu durumda e-Arşiv Faturasının ayrıca kağıda basılmasına gerek bulunmamaktadır.”
Anılan Tebliğin “7.” Bölümünde;
“… Öte yandan, alıcısına malın yanında kâğıt olarak verilen fatura, irsaliyeli fatura yerine kullanılabilir. Ancak bu imkândan yararlanabilmek için faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi ve ‘İrsaliye yerine geçer’ ifadesinin yazılması zorunludur.” açıklaması yer almaktadır.
Söz konusu Tebliğin ’10- İnternet Üzerinden Mal ve Hizmet Satışında Düzenlenecek Faturalar ‘ başlıklı bölümünde ise;
”e-Arşiv izni olup internet üzerinden vergi mükellefi olmayanlara mal ve hizmet satışı yapanlar, yaptıkları satışlara ilişkin faturaları bu Tebliğin 7.2 bölümünde yer alan açıklamalara uygun olarak elektronik ortamda iletmek zorundadır. Söz konusu satışlarda Tebliğin 7.2 bölümünde açıklanan kâğıt çıktının sevk edilen malın yanında bulunması gerekmektedir.”
Yukarıdaki hüküm ve açıklamalara göre;
İnternet satışları kapsamında “vergi mükellefi olmayanlara” düzenlenecek e-Arşiv Faturalarının elektronik ortamda iletilmesi zorunluluğu bulunmakta olup, söz konusu faturaların irsaliye yerine geçme özelliği bulunan kağıt çıktısı malın sevki sırasında malın yanında bulundurulması gerekmektedir. Fakat malın sevki sırasında ayrıca bir irsaliye belgesi düzenlenmesi halinde e-Arşiv Faturasının irsaliye yerine geçen kağıt çıktısının malın yanında ayrıca bulundurulmasına gerek bulunmamaktadır. Bu durumda sevk irsaliyesine ait tarih ve sayı bilgilerinin müşteriye iletilen e-Arşiv Faturada belirtilmesi gerekmektedir.
Bilgi edinilmesini rica ederim.
(*) Bu Özelge 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 413.maddesine dayanılarak verilmiştir.
(**) İnceleme, yargı ya da uzlaşmada olduğu halde bu konuya ilişkin olarak yanlış bilgi verilmiş ise bu özelge geçersizdir.
(***) Talebiniz üzerine tayin edilmiş olan bu özelgeye uygun işlem yapmanız hâlinde, bu fiilleriniz dolayısıyla vergi tarh edilmesi icap ederse, tarafınıza vergi cezası kesilmeyecek ve tarh edilen vergi için gecikme faizi hesaplanmayacaktır.
Kaynak: GİB Özelge Yasal Uyarı: Bu içerikte yer alan bilgi, görsel, tablolar, açıklama, yorum, analiz ve bir bütün olarak içeriğin tamamı sadece genel bilgilendirme amacıyla verilmiştir. Kişi veya kuruma özel profesyonel bir bilgilendirme ve yönlendirmede bulunma amacı güdülmemiştir. Konu ile benzerlik gösterse de her işletmenin kendi özel şartları nedeniyle farklı durumları olabilir. Bu nedenle, bu yazıda belirtilen içerikte yola çıkarak işletmenizi etkileyecek herhangi bir karar alıp uygulamaya geçmeden önce, uzmanına danışmanız menfaatiniz gereğidir. Muhasebenews veya ilişkili olduğu kişi veya kurumlardan hiç biri, bu belgede yer alan bilgi, tablo, görsel, görüş ve diğer türdeki tüm içeriklerin özel veya resmi, gerçek veya tüzel kişi, kurum ve organizasyonlar tarafından kullanılması sonucunda ortaya çıkabilecek zarar veya ziyandan sorumlu değildir.
