E-defter sistemine geçen işletmeler için kayıt işlemlerinin nasıl yürütüleceği, özellikle de birden fazla faturanın aynı yevmiye maddesinde kaydedilip kaydedilemeyeceği sorusu sıkça gündeme geliyor. Bu yazıda, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 20.03.2018 tarihli özelgesi doğrultusunda, e-defter uygulamasında yevmiye kayıtlarının nasıl olması gerektiğini açıklıyoruz.
E-Defterde Temel Kural Nedir?
Elektronik defter (e-defter) uygulamasında her fatura için ayrı yevmiye maddesi düzenlenmesi esastır. Yani normal koşullarda her bir fatura için ayrı bir muhasebe kaydı yapılması gerekir. Bu kural, belge bilgilerinin (fatura tipi, numarası, tarihi) elektronik defterlerde tam ve standartlara uygun gösterilmesini sağlamak içindir.
İstisnai Durumlar Nelerdir?
Ancak bazı durumlarda bu kural esnetilebilmektedir:
- e-Arşiv kullanıcıları için
- Abonelik esasına göre faturalandırma yapan firmalar
- Kargo firmaları
- Başkanlık tarafından uygun görülen sektörler
Bu işletmeler, e-Arşiv Fatura İcmali düzenlemek ve bu icmali “other” belge tipi ile ilişkilendirerek aynı yevmiye maddesine çoklu fatura kaydı yapabilir.
10 Gün ve 50 Fatura Sınırı
Fatura kayıtlarını aynı yevmiye maddesinde göstermek isteyen işletmelerin dikkat etmesi gereken sınırlamalar:
- En fazla 10 günlük muhasebe kayıt periyodu dikkate alınmalıdır.
- Bir yevmiye maddesinde en fazla 50 adet fatura yer alabilir.
- Faturalar benzer mahiyette gruplanmalı (örneğin, “genel gider faturaları”).
- Her fatura için belge türü, numarası ve tarihi ayrı ayrı görünür olmalıdır.
Özetle Uygulanabilirlik Şartları
- Şirketiniz e-Arşiv uygulamasına dahil olmalı.
- Muhasebe kayıt sisteminiz bu gruplamayı desteklemeli.
- İcmal belge içeriği e-Arşiv formatına uygun hazırlanmalı.
- İcmal elektronik imza ya da mali mühürle onaylanmalı ve saklanmalı.
Eğer bu şartlar sağlanmıyorsa, her fatura için ayrı yevmiye kaydı oluşturulması gerekmektedir.
10 Soru – 10 Cevap
- E-defterde her fatura ayrı mı kaydedilmeli?
Evet, temel kural her fatura için ayrı yevmiye maddesi oluşturmaktır. - Birden fazla fatura tek yevmiye maddesinde kaydedilebilir mi?
Evet, belirli şartlar altında mümkündür. - Hangi şirketler toplu kayıt yapabilir?
e-Arşiv kullanıcıları, abonelik sistemiyle çalışan firmalar, kargo şirketleri. - Toplu kayıtta kaç fatura yer alabilir?
En fazla 50 adet fatura olabilir. - Kayıt periyodu ne kadar olmalı?
En fazla 10 günlük kayıt periyodu kullanılabilir. - İcmal belgesi nedir?
Toplu fatura kaydı için düzenlenen, e-Arşiv formatına uygun belge. - İcmal belgesi nasıl saklanır?
Elektronik imza veya mali mühürle imzalanarak dijital ortamda. - “Other” belge tipi neyi ifade eder?
Fatura dışındaki özel belge türlerini ifade eder, icmal kayıtlarında kullanılır. - E-defter kılavuzu hangi sürüm dikkate alınmalı?
e-Defter Uygulama Kılavuzu V1.4 esas alınmalıdır. - Şartlar sağlanmazsa ne yapılmalı?
Her bir fatura için ayrı yevmiye kaydı oluşturulmalıdır.
Önemli:
Özelgeden sonraki dönemlerde uygulama ile ilgili değişiklikleri takip etmeyi unutmayınız! Yukarıdaki açıklamalar aşağıda halihazırda GİB sisteminde yer alan Özelgeler ışığında yapılmıştır. İşletmenize özel işlem yapmadan önce mali müşavirinizden danışmanlık almanız önemlidir.
ÖRNEK ÖZELGE
T.C.
GELİR İDARESİ BAŞKANLIĞI
İstanbul Vergi Dairesi Başkanlığı
Gelir Vergileri Usul Grup Müdürlüğü
Sayı : 11395140-105[VUK1-19009]-E.282000 20.03.2018
Konu :E-defter uygulamasında birden fazla faturanın aynı yevmiye maddesine kaydedilip edilemeyeceği
İlgide kayıtlı özelge talep formunuzun tetkikinden, Şirketinizin turizm sektöründe faaliyet gösterdiği, bulunduğunuz sektör itibarıyla ve kullandığınız muhasebe programı gereğince muhasebe kayıtlarının tahakkuk esasına göre yapıldığı, faturanın ise müşteri otelden ayrıldıktan sonra, süresinde acente veya kişi adına düzenlendiği, söz konusu muhasebeleştirme yönteminde fatura adedinin azaldığı, elektronik defter uygulaması kapsamında Şirketinizce kullanılan muhasebeleştirme sisteminin kullanılmaması halinde yüzlerce fatura kesilmesinin gerekeceği, işlem hacminin ve kırtasiyeciliğin artacağından bahisle konu hakkında Başkanlığımız görüşünün talep edildiği anlaşılmştır.
213 sayılı Vergi Usul Kanununun 172 nci maddesinde, defter tutma mecburiyeti bulunan gerçek ve tüzel kişiler sayılmış olup Kanunun 174 üncü maddesinde, defterlerin hesap dönemi itibariyle tutulacağı, kayıtların her hesap döneminde kapatılacağı ve ertesi dönem başında yeniden açılacağı, hesap döneminin normal olarak takvim yılı olduğu hükmüne yer verilmiştir. Anılan Kanunun 183 üncü maddesinde ise yevmiye defterinin, kayda geçirilmesi icap eden muamelelerin tarih sırasıyla ve madde halinde tertipli olarak yazıldığı defter olduğu, yevmiye defterinin ciltli ve sahifeleri müteselsil sıra numaralı olacağı hüküm altına alınmıştır.
Aynı Kanunun mükerrer 257 nci maddesinin birinci fıkrasının (3) numaralı bendinde, Maliye Bakanlığının, tutulması ve düzenlenmesi zorunlu defter, kayıt ve belgelerin mikro film, mikro fiş veya elektronik bilgi ve kayıt araçlarıyla yapılması veya bu kayıt ortamlarında saklanması hususunda izin vermeye veya zorunluluk getirmeye, bu şekilde tutulacak defter ve kayıtların kopyalarının Maliye Bakanlığında veya muhafaza etmekle görevlendireceği kurumlarda saklanması zorunluluğu getirmeye, bu konuda uygulama usul ve esaslarını belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.
Anılan Kanunun mükerrer 242 nci maddesi ile Maliye Bakanlığının, elektronik defter, belge ve kayıtlar için diğer defter, belge ve kayıtlara ilişkin usul ve esaslardan farklı usul ve esaslar belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.
Konuya ilişkin olarak yayımlanan 397 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile anonim ve limited şirketlerin elektronik fatura oluşturmalarına, alıcısına iletmelerine, muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmelerine izin verilmiş, 421 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile de bazı mükellef gruplarına elektronik defter tutma ve elektronik fatura uygulamasına dahil olma zorunluluğu getirilmiştir. 20/06/2015 tarih ve 29392 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 454 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile söz konusu uygulamaların kapsamı genişletilmiştir.
397 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-fatura uygulaması haricinde “e-Arşiv Uygulaması” na yönelik olarak 433 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği yayımlanmış olup, 443 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile güncellenen söz konusu Tebliğde; e-Arşiv fatura uygulamasına kayıtlı bulunan satıcılar tarafından sunulan mal veya hizmetler karşılığında düzenlenen faturaların, alıcının e-fatura sistemine kayıtlı olmayan mükellef veya nihai tüketici durumunda olması halinde dahi elektronik ortamda (e-arşiv uygulaması aracılığı ile) e-Arşiv faturası olarak düzenlenebilmesine ve alıcılarının talebi doğrultusunda kağıt veya elektronik ortamda alıcılarına iletilebilmesine ilişkin usul ve esaslar belirlenmiştir. Anılan Tebliğ ile Vergi Usul Kanunu uyarınca kâğıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturanın, elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkân tanıyan e-Arşiv uygulaması mükelleflerin kullanımına açılmıştır.
Öte yandan, 6762 sayılı Türk Ticaret Kanununun “Defter Tutma Mükellefiyeti” başlıklı 66 ncı maddesinde; yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, karar ve işletme defterinin elektronik ortamda veya dosyalama suretiyle tutulabileceği ve bu defterlerin açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları ile bu defterlerin nasıl tutulacağının Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca çıkarılacak müşterek bir tebliğle belirleneceği hükme bağlanmış olup, bu kapsamda yayımlanan 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile Vergi Usul Kanunu kapsamında tutulması zorunlu olan defterlerden www.edefter.gov.tr internet adresinde format ve standardı yayımlanan defterlerin elektronik ortamda oluşturulmasına ilişkin usul ve esaslar belirlenerek elektronik defter kullanımına izin verilmiştir.
Diğer taraftan, elektronik defter uygulamasına ilişkin olarak www.edefter.gov.tr de yayımlanan “e-Defter Uygulama Kılavuzu V 1.4” ün “18. Belge Tipi (documentType)” bölümünde;
“… Yapılacak olan muhasebe kayıtlarında kaynak belgeye ait detay bilgileri, e-Defter uygulamasında istenilmektedir.
Ayrıca 19 Aralık 2012 tarih ve 28502 Sayılı Resmi gazetede yayımlanan ‘Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’de yevmiye maddelerinin en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır:
a) Madde sıra numarası,
b) Tarih,
c) Borçlu hesap,
ç) Alacaklı hesap,
d) Tutar,
e) Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları.
Dolayısıyla elektronik defter uygulamasında her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esastır. e-Defter uygulamasında kullanılan standartların gereği olarak belge bilgisine ilişkin detaylar (belge tipi, numarası ve tarihi) elektronik defterlerde gösterilmelidir.” açıklamaları yer almaktadır.
“18. Belge Tipi (documentType)” bölümünün “Fatura kaydına istinaden açıklama” kısmında ise;
“Bilindiği üzere e-Defter uygulamasında faturaların, ’18. Belge Tipi’ başlığında açıklandığı gibi her bir fatura ayrı bir yevmiye maddesinde olacak şekilde kaydedilmesi gerekmektedir. Ancak e-Arşiv kullanıcısı olmak şartıyla abonelik esasına göre çalışan firmalar ve kargo şirketleri ile yazılı talep üzerine Başkanlıkça uygun görülen sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler e-defter uygulaması ile ilgili belirlenmiş olan diğer düzenlemelere uymak koşulu ile birden fazla faturayı kapsayacak şekilde yevmiye kaydı düzenleyebileceklerdir. Bu şekilde yapılan kayıtta belge tipi ‘other’, belge açıklaması ‘e-Arşiv fatura icmali’ olacaktır ve bu icmalin numarası ve tarih bilgisinin de yevmiye maddesinde gösterilmesi zorunludur. Ayrıca, bu icmalin e-arşiv raporu formatında ve aynı içerikte olması ayrıca mali mühür ya da elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda muhafaza edilmesi zorunludur.
Bununla birlikte, muhasebe kaydına konu edilecek faturaların aynı mahiyette olacak şekilde gruplandırılması (Örneğin Mal ve Hizmet Satış Faturaları, Mal ve Hizmet Alış Faturaları, Genel Gider Faturaları, vb şekilde gruplandırılması) en fazla 10’ar günlük muhasebe kayıt periyodunun dikkate alınması, en fazla 50 adet faturaya yer verilmesi ve her bir faturanın ait olduğu hesabın altında ayrı ayrı gözükecek şekilde belgenin türü, tarihi ve numarasına yer verilmesi kaydıyla, bir yevmiye maddesi içinde kaydedilmesi mümkün bulunmaktadır.” açıklamasına yer verilmiştir.
Yukarıda yer alan hüküm ve açıklamalara göre;
E-Defter uygulamasında, her bir faturanın ayrı bir yevmiye maddesinde olacak şekilde kaydedilmesi esas olmakla birlikte; faturaların, mezkur Kılavuzda belirtildiği şekilde gruplandırılarak (alış faturaları, satış faturaları, genel gider faturaları vb.) en fazla 10’ar günlük muhasebe kayıt periyodunun dikkate alınması, en fazla 50 adet faturaya yer verilmesi ve her bir faturanın ait olduğu hesabın altında ayrı ayrı gözükecek şekilde belgenin türü, tarihi ve numarasına yer verilmesi kaydıyla, bir yevmiye maddesi içinde kaydedilmesi mümkün bulunmaktadır.
Öte yandan, e-Fatura kullanıcısı olan şirketinizin, aynı zamanda e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olması ve abonelik esasına göre fatura düzenlemesi halinde; anılan Kılavuzda belirtildiği şekilde “e-Arşiv Fatura İcmali” düzenlenmek ve yevmiye maddesine bu icmali other belgesi ve e-Arşiv İcmali açıklamasıyla ilişkilendirmek suretiyle, birden fazla faturanın aynı yevmiye maddesine kaydedilmesi de mümkün bulunmaktadır.
…
Kaynak: GİB Özelge Yasal Uyarı: Bu içerikte yer alan bilgi, görsel, tablolar, açıklama, yorum, analiz ve bir bütün olarak içeriğin tamamı sadece genel bilgilendirme amacıyla verilmiştir. Kişi veya kuruma özel profesyonel bir bilgilendirme ve yönlendirmede bulunma amacı güdülmemiştir. Konu ile benzerlik gösterse de her işletmenin kendi özel şartları nedeniyle farklı durumları olabilir. Bu nedenle, bu yazıda belirtilen içerikte yola çıkarak işletmenizi etkileyecek herhangi bir karar alıp uygulamaya geçmeden önce, uzmanına danışmanız menfaatiniz gereğidir. karenaudit veya ilişkili olduğu kişi veya kurumlardan hiç biri, bu belgede yer alan bilgi, tablo, görsel, görüş ve diğer türdeki tüm içeriklerin özel veya resmi, gerçek veya tüzel kişi, kurum ve organizasyonlar tarafından kullanılması sonucunda ortaya çıkabilecek zarar veya ziyandan sorumlu değildir.
