Giriş
Elektronik belge ve kayıt sistemlerine geçişle birlikte, şirketlerin günlük muhasebe işlemlerinde belge türlerinin doğru sınıflandırılması büyük önem kazanmıştır. Turizm, taşımacılık, satış veya saha operasyonları gibi alanlarda çalışan personelin yaptığı küçük harcamalar için alınan masraf fişlerinin e-defter sisteminde nasıl kaydedileceği sıkça sorulan konulardan biridir.
Bu yazıda, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) – İstanbul Vergi Dairesi Başkanlığı’nın 02.09.2016 tarihli ve 11395140-105[MÜK257-2015/VUK1/18958]-130934 sayılı özelgesi doğrultusunda, e-defter kullanıcılarının masraf fişlerini hangi yöntemle kaydetmeleri gerektiği detaylı biçimde açıklanmıştır.
1. Olayın Özeti
Bir turizm firması, elektronik fatura ve e-defter sistemine dahil olduktan sonra, rehberlerinin sahada yaptığı küçük giderleri masraf listesi ekinde fişlerle muhasebeye sunmaktadır.
Firma, bu fişleri tek tek e-deftere yazma zorunluluğunun olup olmadığını ve masraf listesini bir belge gibi değerlendirerek toplu şekilde kayda alıp alamayacağını sormuştur.
2. E-Defter Mevzuatı Çerçevesi
Vergi Usul Kanunu’nun mükerrer 242 ve 257. maddeleri ile Maliye Bakanlığı’na elektronik ortamda defter tutma, belge düzenleme ve saklama konusunda usul belirleme yetkisi verilmiştir.
Bu yetkiye dayanarak çıkarılan:
- 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği (13.12.2011, RG 28141),
- 421 ve 454 Sıra No.lu VUK Genel Tebliğleri,
elektronik defter uygulamasına geçiş ve kapsam genişletme esaslarını belirlemiştir.
Ayrıca, e-defter uygulamasına ilişkin teknik detaylar, “e-Defter Uygulama Kılavuzu” dokümanında tanımlanmıştır.
3. Kılavuza Göre Belge Kayıt İlkeleri
“e-Defter Uygulama Kılavuzu V1.4”’ün “18. Belge Tipi (documentType)” bölümünde açıklandığı üzere:
- Her muhasebe kaydı, belgeye dayalı olarak oluşturulmalıdır.
- Her bir belgeye ait belge türü, tarih ve numara bilgileri e-defterde ayrı ayrı gösterilmelidir.
- Masraf listeleri, belge niteliği taşımadığından doğrudan tek satır halinde kaydedilemez.
Bu nedenle, e-defterde belge bilgileri şu iki şekilde kaydedilir:
- Belge tipi tanımlıysa (örneğin fatura, senet, makbuz):
-Belge tipi “invoice” (fatura), “receipt” (makbuz) vb. olarak seçilir,
-Belge numarası ve tarihi e-deftere işlenir. - Belge tipi tanımlı değilse (örneğin küçük fişler, el yazısı belgeler):
-Her bir masraf için “masraf formu” oluşturulur.
-E-defterde belge tipi “other”, belge açıklaması “masraf formu” olarak kaydedilir.
-Bu formun müteselsil numarası ve tarihi belirtilir.
4. Masraf Formu Nasıl Oluşturulur?
GİB’in özelgesine göre, e-defterde masraf fişlerinin kaydedilmesi için her bir gün veya işlem grubu için ayrı bir “masraf formu” hazırlanmalıdır.
Masraf formunda bulunması gereken bilgiler:
- Formun numarası (müteselsil sıra ile verilmelidir),
- Oluşturulduğu tarih,
- Harcama yapan personel adı-soyadı,
- Yapılan giderlerin açıklaması,
- Her bir giderin belge türü (fiş, slip, bilet vb.),
- Tutar bilgileri ve toplam,
- Formu onaylayan kişi veya mali mühür/elektronik imza.
Bu bölüm özelgede şu şekilde geçmektedir; Eğer yapılan giderle ilgili belge tipi, yukarıda sayılan yedi belge tipinden biri değilse bir masraf formu oluşturulup e-defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “masraf formu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu masraf formunun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Bu masraf formlarında matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir form için müteselsil bir numara ve formun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu masraf formunda yapılan giderlere ait belgelerin detayları yer almak zorundadır. Ayrıca bu masraf formu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgelerde olduğu gibi, mükellef sorumludur.” açıklamalarına yer verilmiştir.
Bu masraf formu, firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda düzenlenmelidir.
5. E-Defter Kayıt Örneği
| Belge Türü | Belge Açıklaması | Belge Tarihi | Belge No | Açıklama |
|---|---|---|---|---|
| other | Masraf formu | 01.09.2025 | MF-0001 | Rehberin saha giderleri (yemek, ulaşım, müze girişi vb.) |
Masraf formuna bağlı tüm fişlerin fiziksel veya dijital kopyaları ayrıca saklanmalı ve gerektiğinde ibraz edilmelidir.
6. GİB’in Görüşü
Gelir İdaresi Başkanlığı’na göre:
- E-defterde her belge ayrı kaydedilmeli, ancak teknik kılavuzda tanımlı olmayan fişler için masraf formu düzenlenmelidir.
- Bu form e-defterde “other” türü belge olarak gösterilir.
- Form numarası ve tarihi muhakkak yazılmalıdır.
- Masraf fişlerinin tek bir yevmiye kaydında toplu şekilde yazılması, belge numarası ve tarihi belirtilmediği sürece uygun değildir.
Bu yöntem, hem elektronik defter standardına hem de Vergi Usul Kanunu’nun belge tevsik zorunluluğuna uygundur.
7. Sonuç
E-defter uygulamasında, personel veya işletme adına yapılan küçük giderler masraf formu ile belgelenmeli, bu form “belge tipi: other” olarak kaydedilmelidir. Bu şekilde, her harcamanın dayanağı belge ile e-defter kaydı arasında tam bir ilişkilendirme sağlanmış olur.
Masraf formu ayrıca elektronik veya matbu imzalı olarak saklanmalı ve gerektiğinde ibraz edilmelidir.
Atıf Yapılan Özelge
T.C. Gelir İdaresi Başkanlığı – İstanbul Vergi Dairesi Başkanlığı’nın 02.09.2016 tarihli ve 11395140-105[MÜK257-2015/VUK1/18958]-130934 sayılı özelgesi.
10 Soru – 10 Cevap Tablosu İle Özelge Özeti
| Soru | Cevap |
|---|---|
| 1. E-defter kullanıcıları masraf fişlerini nasıl kaydeder? | Her fiş bir belgeye dayandırılarak ya da masraf formu oluşturularak. |
| 2. Masraf listesi tek kalemde kaydedilebilir mi? | Hayır, belge detayları belirtilmelidir. |
| 3. Masraf formu nedir? | Fişlerin toplandığı, numaralı ve imzalı harcama özet belgesidir. |
| 4. E-defterde belge tipi ne olmalı? | “other” (masraf formu). |
| 5. Masraf formu numarası zorunlu mu? | Evet, müteselsil olmalıdır. |
| 6. Masraf formu hangi formatta saklanabilir? | Matbu veya elektronik imzalı dijital ortamda. |
| 7. Fatura içeren masraflar nasıl kaydedilir? | Her fatura ayrı bir belge olarak “invoice” tipiyle kaydedilir. |
| 8. Masraf formunda hangi bilgiler olmalı? | Tarih, numara, açıklama, gider detayları, tutarlar. |
| 9. E-defter kayıtları nasıl doğrulanır? | Mali mühür veya e-imza ile doğrulama yapılır. |
| 10. Bu konuda hangi özelge esas alınmalıdır? | 02.09.2016 tarihli İstanbul Vergi Dairesi Başkanlığı özelgesi. |
ÖRNEK ÖZELGE
| T.C. GELİR İDARESİ BAŞKANLIĞI İSTANBUL VERGİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI Mükellef Hizmetleri Usul Grup Müdürlüğü |
||||
| Sayı | : | 11395140-105[MÜK257-2015/VUK1/18958]-130934 | 02.09.2016 | |
| Konu | : | Masraf fişlerinin e-defter uygulamasında nasıl kaydedileceği hk. | ||
İlgide kayıtlı özelge talep formunuzda, şirketinizin elektronik fatura ve elektronik defter kullanıcısı olduğu, turizm işi ile iştigal ettiği, verilen turizm hizmetlerinin rehberler aracılığıyla yapıldığı, rehberlerin bu hizmetleri gerçekleştirirken çeşitli masraflar yaptığı, yapılan bu masrafların masraf listesi ekine tek tek yazılarak muhasebe departmanına sunulduğu ve hesapların bu şekilde kapatıldığı, elektronik defter kullanıcısı olarak yapılan masraflar için masraf listesi ekindeki fişleri tek tek yazma zorunluluğunuzun olup olmadığı ile verilen masraf listesini bir belge olarak değerlendirerek fişlerin toplamını bir kalemde kayıtlarınıza alıp alamayacağınız hususlarında Başkanlığımız görüşleri talep edilmektedir.
213 sayılı Vergi Usul Kanununun 172 nci maddesinde, defter tutma mecburiyeti bulunan gerçek ve tüzel kişiler sayılmış olup Kanunun 174 üncü maddesinde, defterlerin hesap dönemi itibariyle tutulacağı, kayıtların her hesap döneminde kapatılacağı ve ertesi dönem başında yeniden açılacağı, hesap döneminin normal olarak takvim yılı olduğu hükmüne yer verilmiştir. Anılan Kanunun 183 üncü maddesinde ise yevmiye defterinin, kayda geçirilmesi icap eden muamelelerin tarih sırasıyla ve madde halinde tertipli olarak yazıldığı defter olduğu, yevmiye defterinin ciltli ve sahifeleri müteselsil sıra numaralı olacağı hüküm altına alınmıştır.
Mezkur Kanunun mükerrer 257 nci maddesinin birinci fıkrasının (3) numaralı bendinde, Maliye Bakanlığının, tutulması ve düzenlenmesi zorunlu defter, kayıt ve belgelerin mikro film, mikro fiş veya elektronik bilgi ve kayıt araçlarıyla yapılması veya bu kayıt ortamlarında saklanması hususunda izin vermeye veya zorunluluk getirmeye, bu şekilde tutulacak defter ve kayıtların kopyalarının Maliye Bakanlığında veya muhafaza etmekle görevlendireceği kurumlarda saklanması zorunluluğu getirmeye, bu konuda uygulama usul ve esaslarını belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.
Anılan Kanunun mükerrer 242 nci maddesi ile Maliye Bakanlığının, elektronik defter, belge ve kayıtlar için diğer defter, belge ve kayıtlara ilişkin usul ve esaslardan farklı usul ve esaslar belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.
13/12/2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile Vergi Usul Kanunu kapsamında tutulması zorunlu olan defterlerden www.edefter.gov.tr internet adresinde format ve standardı yayımlanan defterlerin elektronik ortamda oluşturulmasına ilişkin usul ve esaslar belirlenerek elektronik defter kullanımına izin verilmiştir.
Konuya ilişkin olarak yayımlanan 421 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile bazı mükellef gruplarına elektronik defter tutma ve elektronik fatura uygulamasına dahil olma zorunluluğu getirilmiş olup, 454 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile elektronik defter tutma ve e-fatura uygulamasının kapsamı genişletilmiştir.
Diğer taraftan, e-Defter Uygulamasına ilişkin olarak www.edefter.gov.tr de yayımlanan “e-Defter Uygulama Kılavuzu V 1.4” ün “18. Belge Tipi (documentType)” bölümünde;
“… Yapılacak olan muhasebe kayıtlarında kaynak belgeye ait detay bilgileri, e-Defter uygulamasında istenilmektedir.
Ayrıca 19 Aralık 2012 tarih ve 28502 Sayılı Resmi gazetede yayımlanan ‘Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’de Yevmiye maddelerinin en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır:
a) Madde sıra numarası,
b) Tarih,
c) Borçlu hesap,
ç) Alacaklı hesap,
d) Tutar,
e) Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları.”
Dolayısıyla elektronik defter uygulamasında her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esastır. e-Defter uygulamasında kullanılan standartların gereği olarak belge bilgisine ilişkin detaylar (belge tipi, numarası ve tarihi) elektronik defterlerde gösterilmelidir.” açıklamaları yer almaktadır.
“18. Belge Tipi (documentType)” bölümünün “Masraf listesine istinaden açıklama” kısmında;
“Gün içinde işletmenin ya da personelin yapmış olduğu giderlere ilişkin alınmış belgeler teknik kılavuzlarda sayılan belgelerden (çek, fatura, müşteri sipariş belgesi, satıcı sipariş belgesi, senet, navlun, makbuz) biriyse belge tipi mutlaka kılavuzda belirtildiği gibi olmalıdır. Örneğin, personelin yapmış olduğu giderler arasında belge olarak fatura varsa, bu fatura ayrı bir yevmiye kaydında belge türü “invoice” yani fatura olarak fatura belge tarih-numarası da yazılmak şartıyla kaydedilmelidir.
Eğer yapılan giderle ilgili belge tipi, yukarıda sayılan yedi belge tipinden biri değilse bir masraf formu oluşturulup e-defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “masraf formu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu masraf formunun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Bu masraf formlarında matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir form için müteselsil bir numara ve formun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu masraf formunda yapılan giderlere ait belgelerin detayları yer almak zorundadır. Ayrıca bu masraf formu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgelerde olduğu gibi, mükellef sorumludur.” açıklamalarına yer verilmiştir.
Yukarıda yer alan hüküm ve açıklamalara göre; gün içinde işletmenizin veya personelin yapmış olduğu giderlere ilişkin alınan belgelerin, mezkur Kılavuzda sayılan belge türlerinden (çek, fatura, müşteri sipariş belgesi, satıcı sipariş belgesi, senet, navlun, makbuz) olmaması halinde Klavuzda belirtildiği şekilde bir masraf formu oluşturulup e-defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “masraf formu” olarak kaydının yapılması mümkün bulunmaktadır.
Bilgi edinilmesini rica ederim.
(*) Bu Özelge 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 413.maddesine dayanılarak verilmiştir.
(**) İnceleme, yargı ya da uzlaşmada olduğu halde bu konuya ilişkin olarak yanlış bilgi verilmiş ise bu özelge geçersizdir.
(***) Talebiniz üzerine tayin edilmiş olan bu özelgeye uygun işlem yapmanız hâlinde, bu fiilleriniz dolayısıyla vergi tarh edilmesi icap ederse, tarafınıza vergi cezası kesilmeyecek ve tarh edilen vergi için gecikme faizi hesaplanmayacaktır.
Kaynak: GİB Özelge Yasal Uyarı: Bu içerikte yer alan bilgi, görsel, tablolar, açıklama, yorum, analiz ve bir bütün olarak içeriğin tamamı sadece genel bilgilendirme amacıyla verilmiştir. Kişi veya kuruma özel profesyonel bir bilgilendirme ve yönlendirmede bulunma amacı güdülmemiştir. Konu ile benzerlik gösterse de her işletmenin kendi özel şartları nedeniyle farklı durumları olabilir. Bu nedenle, bu yazıda belirtilen içerikte yola çıkarak işletmenizi etkileyecek herhangi bir karar alıp uygulamaya geçmeden önce, uzmanına danışmanız menfaatiniz gereğidir. karenaudit veya ilişkili olduğu kişi veya kurumlardan hiç biri, bu belgede yer alan bilgi, tablo, görsel, görüş ve diğer türdeki tüm içeriklerin özel veya resmi, gerçek veya tüzel kişi, kurum ve organizasyonlar tarafından kullanılması sonucunda ortaya çıkabilecek zarar veya ziyandan sorumlu değildir.
