Serbest Meslek Kazanç Defteri Kayıt Zamanı: Günlük Kayıt Zorunluluğu ve Defter-Beyan Sistemi Uygulaması
Giriş
Dijital dönüşümle birlikte, serbest meslek erbaplarının defter tutma ve kayıt işlemlerinde önemli değişiklikler yaşanmıştır. Özellikle Defter-Beyan Sistemi’nin yürürlüğe girmesi ile kayıt zamanı, kayıt şekli ve belge düzeni konusunda yeni kurallar getirilmiştir.
Bu yazıda, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 02.10.2018 tarihli özelgesi doğrultusunda, serbest meslek kazanç defterine kayıt zamanının nasıl olması gerektiği ve günlük kayıt zorunluluğunun devam edip etmediği açıklanmıştır.
Yasal Dayanak: Vergi Usul Kanunu’nun İlgili Hükümleri
213 sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK), serbest meslek kazanç defterinin tutulma şekli ve kayıt zamanı konusunda açık hükümler içermektedir.
- VUK Madde 219/c: Serbest meslek kazanç defterine muameleler günü gününe kaydedilir.
-Bu hüküm, klasik sistemde defterin günlük olarak işlenmesini zorunlu kılmaktadır. - VUK Madde 175: Maliye Bakanlığı, elektronik sistemler ve muhasebe programlarıyla tutulan kayıtlar için usul ve esasları belirlemeye yetkilidir.
- VUK Madde 242: Elektronik defter ve belgelerin, kâğıt ortamındaki defter ve belgelerle aynı hukuki niteliklere sahip olduğu ve Maliye Bakanlığı’nın elektronik kayıt düzenlemeleri yapmaya yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.
Bu maddeler, Defter-Beyan Sistemi’nin yasal altyapısını oluşturur.
486 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ve Defter-Beyan Sistemi
17 Aralık 2017 tarihli ve 30273 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 486 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, serbest meslek kazanç defterlerinin elektronik ortamda tutulmasına ilişkin Defter-Beyan Sistemi’nin usul ve esaslarını belirlemiştir.
Bu sistemin amacı:
- Serbest meslek erbaplarının işlemlerini elektronik ortamda kaydetmesi,
- Beyanname ve bildirimlerin elektronik olarak verilmesi,
- Belgelerin dijital olarak saklanmasıdır.
Defter-Beyan Sisteminde Kayıt Zamanı
Tebliğin 7. maddesinde yer alan “Kayıt Zamanı” başlıklı düzenleme, serbest meslek erbaplarının işlemlerini günü gününe kaydetme zorunluluğunu esnetmiştir.
Bu maddeye göre:
- Serbest meslek erbapları, işlemlerini ait oldukları aya ait KDV beyannamesinin verilmesi gereken son günden geç olmamak üzere sisteme kaydetmelidir.
- Yılın son ayına ait kayıtlar, gelir vergisi beyannamesinin verilme süresinin son günü olan Mart ayı sonuna kadar yapılabilir.
- Basit usule tabi mükellefler, alış-satış ve gider kayıtlarını üçer aylık dönemler itibariyle, izleyen ayın sonuna kadar sisteme kaydeder.
Dolayısıyla, günlük kayıt zorunluluğu Defter-Beyan Sistemi kullanıcıları için kaldırılmıştır.
Kimler Günü Gününe Kayıt Tutmak Zorunda?
Defter-Beyan Sistemi kullanıcıları için işlemlerin günlük değil, aylık KDV beyannamesi son gününe kadar kaydedilmesi yeterlidir.
Örnek: Kayıt Zamanı Uygulaması
Bir serbest meslek erbabı, Eylül 2025 dönemine ait işlemlerini en geç 28 Ekim 2025 (KDV beyannamesi son günü) tarihine kadar sisteme kaydedebilir.
Bu tarih geçtikten sonra yapılacak kayıtlar, gecikmiş kayıt sayılacak ve usulsüzlük cezasına konu olabilecektir.
Gecikmeli Kayıtların Sonuçları
Defter-Beyan Sistemi’nde işlemlerin belirtilen süre içinde kaydedilmemesi halinde:
- Vergi Usul Kanunu’nun 352. maddesi uyarınca usulsüzlük cezası uygulanabilir.
- Kayıt dışı kalan işlemler, defterin geçerliliğini zedeleyebilir.
Bu nedenle, sistem kayıtlarının düzenli ve zamanında yapılması büyük önem taşır.
Sonuç ve Değerlendirme
Osmaniye Defterdarlığı’nın 02.10.2018 tarihli özelgesine göre:
- Defter-Beyan Sistemi kullanıcıları, işlemlerini ilgili ayın KDV beyannamesi süresi sonuna kadar kaydedebilir.
- Bu düzenleme, günlük kayıt zorunluluğunu kaldırmıştır.
- Ancak Defter-Beyan Sistemi’ne geçmeyen serbest meslek erbapları için günlük kayıt zorunluluğu devam etmektedir.
Bu uygulama, dijital dönüşümün bir parçası olarak muhasebe süreçlerini kolaylaştırmakta ve beyan dönemlerinde mükelleflere esneklik sağlamaktadır.
10 Soru 10 Cevap Tablosu
| Soru | Cevap |
|---|---|
| Serbest meslek kazanç defteri nedir? | Serbest meslek faaliyetlerinden elde edilen gelir ve giderlerin kaydedildiği yasal defterdir. |
| Günlük kayıt zorunluluğu kalktı mı? | Evet, sadece Defter-Beyan Sistemi kullanıcıları için kaldırılmıştır. |
| Defter-Beyan Sistemi nedir? | Serbest meslek erbaplarının işlemlerini elektronik ortamda kaydettikleri dijital defter sistemidir. |
| Kayıtlar en geç ne zamana kadar yapılmalıdır? | İlgili aya ait KDV beyannamesinin son gününe kadar. |
| Basit usule tabi mükelleflerin kayıt süresi nedir? | Üçer aylık dönemlerin izleyen ayı sonuna kadar. |
| Kayıt gecikirse ne olur? | Usulsüzlük cezası uygulanabilir ve defter geçersiz sayılabilir. |
| Kayıt sistemi elektronik midir? | Evet, Defter-Beyan Sistemi tamamen elektronik ortamda çalışır. |
| VUK hangi maddeye göre kayıt düzeni belirler? | 219. madde ve 486 Sıra No.lu Genel Tebliğ esas alınır. |
| Bu düzenleme ne zamandan itibaren geçerli? | 1 Ocak 2018 tarihinden itibaren yürürlüktedir. |
ÖRNEK ÖZELGE
T.C.
OSMANİYE VALİLİĞİ
Defterdarlık Gelir Müdürlüğü
| Sayı | : | 54451858-045-E.6268 | 02.10.2018 | |
| Konu | : | Serbest Meslek Kazanç Defteri Kayıt Zamanı | ||
İlgide kayıtlı yazı eki özelge talep formunda, 486 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile işlemlerin serbest meslek defterine kaydının, ait oldukları aya ait katma değer vergisi beyannamesinin verilmesi gereken son gününe kadar yapılabileceğinin düzenlenmesi sonucunda, serbest meslek kazanç defterine işlemlerin günü gününe kaydı ile ilgili zorunluluğun kalkıp kalkmadığı hususunda Defterdarlığımız görüşü sorulmaktadır.
213 sayılı Vergi Usul Kanununun;
– 175 inci maddesinin üçüncü fıkrasında, “Maliye Bakanlığı, muhasebe kayıtlarını bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükellefler ile bu bilgisayar programlarını üreten gerçek ve tüzel kişilerce uyulması gereken kuralları ve bilgisayar programlarının içermesi gereken asgari hususlar ile standartları ve uygulamaya ilişkin usul ve esasları belirlemeye yetkilidir.“,
– 219 uncu maddesinde, “…
c) … serbest meslek kazanç defterine muameleler günü gününe kaydedilir.“,
– 242 nci maddesinin ikinci fıkrasında, “Elektronik defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak bu Kanuna göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.
Elektronik belge, şekil hükümlerinden bağımsız olarak bu Kanuna göre düzenlenmesi zorunlu olan belgelerde yer alan bilgileri içeren elektronik kayıtlar bütünüdür.
Elektronik kayıt, elektronik ortamda tutulan ve elektronik defter ve belgeleri oluşturan, elektronik yöntemlerle erişimi ve işlenmesi mümkün olan en küçük bilgi ögesini ifade eder.
Bu Kanunda ve diğer vergi kanunlarında defter, kayıt ve belgelere ilişkin olarak yer alan hükümler elektronik defter, kayıt ve belgeler için de geçerlidir. Maliye Bakanlığı, elektronik defter, belge ve kayıtlar için diğer defter, belge ve kayıtlara ilişkin usul ve esaslardan farklı usul ve esaslar belirlemeye yetkilidir.
Maliye Bakanlığı; elektronik defter, belge ve kayıtların oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafaza ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında Maliye Bakanlığına veya Maliye Bakanlığının gözetim ve denetimine tabi olup, kuruluşu, faaliyetleri, çalışma ve denetim esasları Cumhurbaşkanınca çıkarılacak bir yönetmelikle belirlenecek olan özel hukuk tüzel kişiliğini haiz bir şirkete aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bu Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını düzenlemeye ve denetlemeye yetkilidir.”
hükümlerine yer verilmiştir.
Söz konusu maddelerin Bakanlığımıza verdiği yetkiye istinaden 17/12/2017 tarih ve 30273 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 486 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile Defter-Beyan Sisteminin (Sistem) uygulamasına ilişkin usul ve esaslar belirlenmiştir. Serbest meslek erbabı, işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler ile basit usule tabi olan mükelleflerin kayıtlarının elektronik ortamda tutulması, bu mükelleflerden defter tutmak zorunda olanların defterlerinin bu kayıtlardan hareketle elektronik ortamda oluşturulması ve saklanması, vergi beyannamesi, bildirim ve dilekçelerin elektronik ortamda verilebilmesi ile elektronik ortamda belge düzenlenebilmesi amacıyla geliştirilen Defter-Beyan Sistemi bu Tebliğin konusunu oluşturmaktadır.
Söz konusu Genel Tebliğin “Kayıt zamanı” başlıklı 7 nci maddesinde, “(1) İşlemlerin defterlere kaydı, ait oldukları aya ait katma değer vergisi beyannamesinin verilmesi gereken son günden fazla geciktirilemez.
(2) Takvim yılının son ayına ait kayıtlar, takvim yılına ait gelir vergisi beyannamesinin verilmesi gereken son gün saat 23:59’a kadar yapılabilir.
(3) Basit usule tabi mükelleflerin alış ve giderleri ile satış ve hasılatlarına ilişkin üçer aylık kayıtlar, izleyen ayın sonuna kadar Sisteme kaydedilir.” düzenlemelerine yer verilmiştir.
Bu kapsamda, Defter-Beyan Sistemini 1/1/2018 tarihinden itibaren kullanmakla yükümlü olan serbest meslek kazancı elde mükelleflerin, işlemlerinin deftere kaydının, ait oldukları aya ait katma değer vergisi beyannamesinin verilmesi gereken son günden fazla geciktirilmemesi gerekmektedir.
Diğer taraftan, Defter-Beyan Sistemini kullanmakla yükümlü olmayan serbest meslek erbaplarının işlemlerini serbest meslek kazanç defterine günü gününe kaydetmesi gerektiği tabiidir.
Bilgi edinilmesini rica ederim.
(*) Bu Özelge 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 413.maddesine dayanılarak verilmiştir.
(**) İnceleme, yargı ya da uzlaşmada olduğu halde bu konuya ilişkin olarak yanlış bilgi verilmiş ise bu özelge geçersizdir.
(***) Talebiniz üzerine tayin edilmiş olan bu özelgeye uygun işlem yapmanız hâlinde, bu fiilleriniz dolayısıyla vergi tarh edilmesi icap ederse, tarafınıza vergi cezası kesilmeyecek ve tarh edilen vergi için gecikme faizi hesaplanmayacaktır.
Kaynak: GİB Özelge Yasal Uyarı: Bu içerikte yer alan bilgi, görsel, tablolar, açıklama, yorum, analiz ve bir bütün olarak içeriğin tamamı sadece genel bilgilendirme amacıyla verilmiştir. Kişi veya kuruma özel profesyonel bir bilgilendirme ve yönlendirmede bulunma amacı güdülmemiştir. Konu ile benzerlik gösterse de her işletmenin kendi özel şartları nedeniyle farklı durumları olabilir. Bu nedenle, bu yazıda belirtilen içerikte yola çıkarak işletmenizi etkileyecek herhangi bir karar alıp uygulamaya geçmeden önce, uzmanına danışmanız menfaatiniz gereğidir. karenaudit veya ilişkili olduğu kişi veya kurumlardan hiç biri, bu belgede yer alan bilgi, tablo, görsel, görüş ve diğer türdeki tüm içeriklerin özel veya resmi, gerçek veya tüzel kişi, kurum ve organizasyonlar tarafından kullanılması sonucunda ortaya çıkabilecek zarar veya ziyandan sorumlu değildir.
